Effective Business Writing – Огляд Тренінгу

26.04 відбувся другий тренінг курсу Business English. Just a hands-on approach, який був присвячений діловому листу “Effective Business Writing. Tips for professionals”.

Цього разу Вас було так багато, що удвічі радує. Особливо приємно було зустрічати гостей з інших міст! Спікерами, як завжди були: керівник центру корпоративного утворення Business English Academy – Катерина Метоліді, creative writer at Plarium Kh, BEA teacher – Thomas George, а також цього разу рубрику “поради від інсайдера” представляв Денис Сабалаєв Project Manager at Zfort.

Отже, короткий огляд доповідей, представлених на тренінгу:

Дослідження 13 млн відкритих листів говорить про те, що при веденні ділового листування слід звертати увагу на наступні компоненти:

– Subject line (SL): 69% одержувачів судять про лист, виходячи тільки з його теми.

Теми листів, що найбільше відкриваються: Reason Why SL; Question SL; Testimonial SL; How-to SL  Fascination SL; List SL

Найгірше відкриваються Urgency SL, що починаються зі слів last chance, last deal, ends today

– Visualisation: при досить високому знанні англійської мови використовуйте метафори, Ваше повідомлення більше запам’ятається

× Our app is powerful – ∨ Our app has Zeus-like power

– Content: Для вдалої побудови контенту, запам’ятайте наступні стратегії:

Boost clarity: Використовуйте Active voice:

× Many benefits are offered in our app – ∨ Our app offers many benefits

Використовуйте стверджувальні речення:

× Our app won’t disrupt your daily routine – ∨  Our app fits perfectly to your daily routine

Обов’язково користуйтесь союзами, встановлюючи причинно-наслідкові зв’язки:

× We encounter so many distractions. We become unproductive – ∨ We encounter so many distractions that’s why we become unproductive

Trigger positive emotions: персоналізуємо наші листи та використаємо займенник we:

× People get distracted, which reduces their productivity – ∨ We get distracted, which reduces their productivity

*Використання займенника we також може допомогти зняти з себе повну відповідальність: I didn’t fix the bug – We didn’t fix the bug 

Provide concrete mental image: трансформуємо загальні поняття в приватні:

Our support team is very quick      ⇒    We’ll get you an answer within 2 hours

Our customers love us                   ⇒     568 companies love our software

Our software is very reliable          ⇒    You’ll have 100 percent uptime guaranteed.

Відходьте від постійного використання відсотків, переводимо їх в зрозуміліші речі, такі як люди, одиниці, проекти, угоди:

95% of people recommend our app to their friends – 95 out of 100 people recommend our app to their friends

А тепер спробуємо розібрати помилки, які зустрічаються в 90% Ваших листів:

Чи помітили Ви якісь помилки? Якщо помітили – то поспішаємо Вас розчарувати оскільки граматично цей лист ідеальний. Але з лексичного боку не все так гладко:

Яким чином можна перетворити дані речення та що з ними не так?

– Використовуйте passive voice у тільки у тому випадку, якщо не бажаєте зняти з себе провину (не варто  підкреслювати те, що саме Ви стали ініціатором скасування зустрічі), інакше – тільки  active voice;

– Використовуйте прикметники та прислівники, щоб надати емоційне забарвлення Вашому повідомленню;

– Для вираження call-to-action використовуйте імператив та намагайтесь ставити змістове дієслово на перше місце;

Сподіваємось тепер Ваш лист стане ефективнішими!