How to write complaint letter in English | BeEnglish

How to write complaint letter in English

18

05 / 2021

51

Категорії: English language, Interesting to know, Language of Business, Поради від BEA

Чи бували у вас ситуації, коли Ви залишалися незадоволені послугами шкіл або курсів business english? Або ж та або інша послуга не виправдовує ваші очікування? Що Ви робите в такій ситуації? За статистикою 90% людей просто залишаться незадоволені сервісом, але не скажуть про це.

Найпростіший спосіб вирішити проблеми з поганим сервісом або ж послугою – написати letter of complaint. Іноді, керівництво навіть не підозрює проблеми і Ви можете допомогти їм поліпшити їх сервіс, завдяки своєму “відгуку”. Сьогодні ми допоможемо Вам в цьому, Ви побачите зразки листів скарг на англійському і список фраз, які допоможуть Вам.

WHAT IS A LETTER OF CLAIM?

STRUCTURE OF COMPLAINT LETTER

SAMPLE OF LETTER OF COMPLAINT FOR BUSINESS

ANSWER TO LETTER OF COMPLAINT

What is a Letter of Claim?

Claim letter – офіційний лист, призначений для того, щоб фірма, що надає послуги знала, що Ви невдоволеними послугами. Ви можете писати як керівникові, так і топ менеджерові. Частенько такі листи стають першим етапом судового розгляду.

Варто відмітити, що writing a letter complaint треба у відповідному виді, дотримуватися певної структури, а також, включати фрази для ділового листа.

Читайте також:
14 Powerful Email Closing Lines

Structure of Complaint Letter

Сьогодні ми розповімо how to write a letter of complaint правильно, використовуючи офіційний format.

Greeting

Перш ніж приступити до самого написання листа, треба зробити вітання. Щоб привітати, Ви можете використати ці фрази:

  • Dear Mr. Smith
  • Dear Mrs./Ms. Smith
  • Dear Sir/Madam

Introduction

У вступі не варто писати не потрібну інформацію. Краще чітко напишіть “що”, “де”, “коли” виходячи з вашого досвіду.

  • Позначте причини, чому Ви пишіть
  • Опишіть вашу скаргу
  • Опишіть деталі
  • Напишіть коли і де стався інцидент

Для оформлення вступу, не забувайте використати фрази нижче, але обов’язково звернете увагу на тон. Для нейтрального тону використайте наступні:

I am writing in connection with – Я пишу у зв’язку з…
I am writing on account of – Я пишу відносно…
I am writing on the subject of – Я пишу з причини…
I am writing to complain about – Я пишу, щоб виразити невдоволення…
I am writing to draw your attention to – Я пишу, щоб притягнути Вашу увагу…

Для наполегливішого тону варто вживати:

I am writing to express my strong dissatisfaction at – Я пишу, щоб виразити крайнє невдоволення…
I feel I must complain about – Я повинен виразити своє невдоволення…
I was appalled at – Я був приголомшений… / Мене привело в жах…
I wish to bring to your attention to a problem which arose due to – Я хотів би притягнути Вашу увагу до проблеми, яка виникла із-за…
I wish to express my disgust at – Я хотів би виразити сильне обурення…
I wish to express my unhappiness with – Я хотів би виразити своє невдоволення…

Main Body

Наступним кроком, для того, щоб поскаржитися на англійському Вам треба описати, що пішло не так, а саме:

  • Детально расскройте, що вам не сподобалося
  • Наведіть приклади

Пам’ятайте, краще зберігати спокій і акцентувати увагу на обурення, чим на гніві. Поясніть свою позицію і думку.

Conclusion

У завершальній частині опишіть якій реакції Ви чекаєте від керівника або від company Також, Ви можете навести приклади рішень цієї ситуації : замінити товар, повернути гроші або ж вам просто важливо почути вибачення. Для цієї частини використайте такі кліше:

I assume we can sort this matter out amicably – Я припускаю, що ми можемо вирішити цю ситуацію мирним шляхом
I hope the situation will improve – Я сподіваюся, що ситуація покращає
I hope you will deal with this matter as quickly as possible – Я сподіваюся, що Ви вирішите цю ситуацію якнайскоріше
I hope you will resolve this matter quickly – Я сподіваюся, що Ви швидко вирішите цю ситуацію
I trust the matter will be resolved – Я сподіваюся, це питання буде вирішено
I demand – Я вимагаю…
I hope I will not be forced to take further action – Я сподіваюся, що мені не доведеться вживати подальші заходи
I insist upon – Я наполягаю на тому, щоб…
…otherwise I will be forced to take the matter further – інакше я буду вимушений вжити подальші заходи.
…or I shall be forced to take legal actions – або я буду вимушений звернутися до суду.

Ending

У усіх частинах дотримуйтеся official формату, вибирайте правильну лексику і граматичні структури. У самому кінці листа не забудьте попрощатися:

  • Yours sincerely, (your full name) – C повагою (ваше ім’я і прізвище)
  • Yours faithfully, (your full name) – C повагою (ваше ім’я і прізвище)

Зверніть увагу, що якщо Ви на початку зверталися по імені, то краще спожити “Yours sincerely”. У усіх інших випадках варто спожити “Yours faithfully”.

Читайте також:
Formal And Informal English: What Is The Difference?

Sample of Letter of Complaint for Business

Для кращого розуміння ми надаємо нижче example of formal claim letter. Виходячи з таких прикладів ділових листів скарг на англійському у Вас буде чітке розуміння структури написання.

Читайте також:
6 Шаблонів Англійською Для Customer Emails

Answer to Letter of Complaint

Кожна компанія дорожить своїми клієнтами і реагує на скарги своїх клієнтів. Ми дамо Вам парочку радою як правильно написати response to claim letter, у разі, якщо Ви опинилися в такій ситуації, що клієнт не задоволений вашими послугами:

  • Використайте лексику, яка допоможе понизити Вам негативні емоції клієнта. Наприклад, dissatisfied замість unhappy/upset, inconvenience замість trouble/problem
  • Підтвердіть, що Ви отримали відгук від людини і розумієте його проблему. Не коштує нікого звинувачувати або ж виправдовуватися, краще зосередьтеся на фактах
  • Вибачтеся і постарайтеся переконати людину, що надалі таке не повториться і які заходи будуть зроблені
  • Підкресліть важливість людини. Покажіть, що Ви цінуєте кожного клієнта не дивлячись ні на що. Це можна зробити завдяки цим фразам:
    We value your custom . / feedback – Ми цінуємо ваше замовлення… / зворотний зв’язок .
    In appreciation of the many years you have been a customer – На знак визнання визнання багатьох років ви були клієнтом .
    We are happy to – Ми раді .
    We trust that you will – Ми сподіваємося, що ви будете
  • У кінці запропонуєте вирішення проблеми, якщо клієнт не вказав або ж погодитеся на умови клієнта

Приклад листа відповіді на скаргу на англійському Ви можете побачити внизу:

Тепер у Вас є чітке розуміння того, як написати лист скаргу на англійській, використовуючи наш список фраз. Більше практикуйтеся і у Вас все обов’язково вийде! А якщо ж Ви хочете прокачати свій англійський і не допускати помилок надалі, швидше проходь наші безкоштовні онлайн курси:

Читайте також:
Top mistakes in business email, Lesson 1

Читайте також:
Top mistakes in business email, Lesson 2

Читайте також:
Top mistakes in business email, Lesson 3

 

З А Г Р У З К А

Pin It on Pinterest