03 / 2020
Диджиталізація, як процес цифрової трансформації суспільства, продовжує впевнено набирати оберти і зачіпає все більше професій. Цифровий світ проник в робочий офіс і вніс свої зміни: зараз практично усе спілкування відбувається в імейл, або Скайпі. Ми практично відійшли від написання ділових листів на папері. Проте, в деяких сферах бізнесу, а також в державних структурах вони все ще використовуються. Буває також, що лист, отриманий на папері, матиме більше значення, оскільки виглядатиме більше офіційно, ніж текст на моніторі. Саме тому важливо мати необхідні знання про те, як пишуться ділові листи і які вимоги до їх оформлення. Тим більше що те, що стосується самого тексту, може застосовуватись на 100% і на написання імейлов. У статті Ви знайдете наші рекомендації, табу і ключові фрази, щоб правильно написати діловий лист англійською.
ТАБУ І ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА НАПИСАННЯ ДІЛОВОГО ЛИСТА
СТРУКТУРА + ФРАЗИ ДЛЯ УСПІШНОГО ЛИСТУВАННЯ НА АНГЛІЙСЬКІЙ МОВІ
КЛІШЕ І ВИРАЗИ ДЛЯ НАПИСАННЯ ДІЛОВОГО ЛИСТА
ПЕРЕКОНАЙСЯ У ВІДСУТНОСТІ: 5 ПОШИРЕНИХ ПОМИЛОК
ПРИКЛАДИ ПРАВИЛЬНО СКЛАДЕНОГО ДІЛОВОГО ЛИСТА АНГЛІЙСЬКОЮ
Табу і загальні правила написання ділового листа
Дуже важливо, щоб formal letter було написане без помилок, а також дотримуючись загальних правил написання подібних документів. Ваш лист – це (перше) враження про вас. А щоб написати його для вас не склало особливих труднощів, ми зібрали в цій статті основні правила, яких слід дотримуватися, а чого краще уникати.
1. Перш ніж приступити безпосередньо до написання самого тексту, визначитеся який саме тип листа Ви пишете: відповідь, скаргу, запит, cover letter, реакція на скаргу, або розміщуєте замовлення. Виходячи з типу документу, підберіть відповідні фрази і обороти, а також відповідний тон.
2. Накидайте план, запишіть основні ідеї, яких торкнетеся в листі. Наприклад, в cover letter ви однозначно повідомлятимете про посаду, яку бажаєте отримати, чому компанія може бути зацікавлена у вас, і чому ця посада підходить саме вам.
3. Використайте правильний формат і стиль. Формат ділового і електронного листа дещо відрізняються. У діловому листі обов’язково мають бути вказані адреси відправника і одержувача, дата (за стандартами країни куди пишите), правильно оформлене звернення до одержувача. У імейл звертайте увагу на добре сформульовану тему – графу “subject”.
4. Не забудьте перевірити свій документ на відсутність граматичних, орфографічних і пунктуаційних помилок. Зараз існують різні програми і розширення для браузеру, які можуть перевірити все за вас. Одними з таких будуть Grammarly і Fluentexpress.
5. Дотримуйтеся тону і стилю formal letter. НЕ використайте знаки окликів, скорочення (I’m – I am), уникайте використання фразових дієслів (to go on – to continue) і ідіом.
6. При форматуванні тексту, для основної частини користуйтеся шрифтами Times New Roman або Arial, 12-й розмір. Адреси можуть бути оформлені іншим розміром. Не використайте підкреслення, курсив або написання великими буквами. Не забувайте ділити текст на параграфи для легкості для читання: одна ідея = один параграф. Це зробить текст структурованим, це дозволить читачеві краще сприймати його.
Структура + фрази для успішного листування англійською
I.Your and your recipient’s names + date. Починається офіційний лист завжди з адреси одержувача і відправника. У “шапці” також вказується дата написання документу. Пам’ятайте, що в США дати мають інший формат: першим йде місяць, а потім число – 02/10/2020 (February 10, 2020).
II. Salutation. З якого вітання розпочати, залежатиме від того, чи знаєте ви (ім’я) людину, якій пишете, його статус/звання. Лист також може мати “безособове” вітання:
To whom it may concern – якщо не вказуєте конкретного адресата (англ. “тому, кого може торкатися”). В основному цей оборот вживається в довідках.
Dear Sir or Madam – без точного імені, використайте це звернення.
Dear Mr /Mrs Jackson – використайте це вітання, якщо адресат, а також його/її прізвище вам відомі. До чоловіків звертаємося – Mr, до заміжніх жінок – Mrs, а незаміжнім – Miss. За останній час до жінок стала популярна нейтральна форма звернення – Ms.
? Стежте за пунктуацією. У британському варіанті після Mr/Mrs/Ms крапка не ставиться, а в американській англійській вона має бути – Mr./Mrs. Після звернення завжди ставимо кому (у американському листі можна ще зустріти у кінці двокрапку).
У разі наявності у адресата вченого звання, не забудьте вказати його. В цьому випадку писатимемо – Dear Dr. Jackson або Dear Prof. Jackson.
III. Body або основна частина документу. Перший абзац або вступ повинні, коротко і по суті, відображувати причину і мету листа :
As discussed, …
This letter is regarding/in reference to/concerning…
We would be interested in having more details about…
In reply/response to your request…
By this letter we hereby inform…
We send this letter to confirm…
To follow up on/following our discussion last week…
У наступному абзаці Ви розкриваєте суть листа : Що? Коли? Де? Як? Чому? Ці питання допоможуть вам сформулювати і скласти план вашого листа.
Виразити прохання можна декількома шляхами:
Could you send the information about the product?
I would appreciate your honest opinion on…
Will you be so kind and look/call/let me know…
Якщо необхідно прикласти до листа інший документ:
Attaching a copy of my resume…
You will find my resume attached to this letter.
Для завершення листа і вираження вдячності:
I look forward to hearing from you.
If you have any questions, please send them directly to me/feel free to contact me.
Please contact me if you have any further questions.
Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.
IV. Closing. З повагою прощаємося:
Yours sincerely/Sincerely (yours) – для адреси по імені.
Yours faithfully – якщо адресат вам невідомий.
Respectfully – з повагою.
V. Signature. У кінці будь-якого листа після прощання, ставимо підпис, а з наступного рядка не забудьте вказати свої ім’я і прізвище.
Кліше і вирази для написання ділового листа
Ви можете користуватися наступними виразами і оборотами у своєму діловому листуванні:
Для скарги:
I am writing to complain about/to draw your attention to…
I feel entitled to a refund.
I would appreciate it if you could replace the product.
Лист із запитом:
I am writing to inquire about…
I would appreciate if you could help me find out…
I would be interested in…
Would you be kind enough to provide…
Cover letter:
I am particularly interested in this job because…
I am writing to apply for the position of…
I would like to pursue my career in…
Відповідь на скаргу:
Please accept our apologies for…
To prevent this from happening again, …
We are currently working on this issue.
We sincerely apologize for…
Переконайся у відсутності: 5 поширених помилок
Дуже часто ми робимо типові помилки. З’являються вони із-за плутанини між двома поняттями, а у когось із-за неуважності. Навіть якщо у вас високий рівень володіння англійською, ми настійно рекомендуємо звернути увагу на наступні пункти:
1. You’re (= you are) – Your
Incorrect: Your a valued client to our brand.
Correct: You’re a valued client to our brand.
Correct: We are grateful for your involvement.
2. It’s (= it is) – Its
Incorrect: Its crucial that they get our reply in no time.
Correct: It’s crucial that they get our reply in no time.
Correct: That letter was lost on the post.
3. There vs. Their
Incorrect: Their will be a live presentation.
Correct: There will be a live presentation.
Correct: Their head of HR department is very responsible person.
4. Then vs. Than
Incorrect: Our income is lower then last month.
Correct: Our income is lower than last month.
Correct: We will look into your request and then will contact you.
5. Verb + -ing vs. Verb + to
Incorrect: I look forward seeing you soon.
Correct: I look forward to seeing you soon.
Correct: She remembered calling them about the order.
Приклади ділового листа на англійській мові
А щоб все було однозначно зрозуміло, ми залишаємо нижче зразки англійського ділового листа. Ці шаблони Ви зможете використати для складання своїх листів.
