Useful Vocabulary For Arranging A Meeting

Перемовини, бізнес зустрічі і ділові листування- усе це досить хвилююче на перших етапах роботи. Проблема полягає ще і в тому, що, якщо Ви майстер бізнес перемовин і ділових зустрічей на українській мові, не факт, що усе це вийде зробити також майстерно англійською. Адже Ви повинні знати які вирази можна і треба використати в цьому форматі. Тому команда BEA йде на допомогу! Уся корисна і необхідна інформація нижче.

Для того, щоб Ви змогли швидко і без головного болю попросити, домовитися, а також підготуватися до ділової зустрічі з клієнтом, ментором або партнером.

ARRANGING A MEETING BY EMAIL

Vocabulary for an invitation or letter requesting a business meeting

Expressions for arranging business appointments or meetings

MEETING A CLIENT FOR THE FIRST TIME

Vocabulary for business meetings

Useful and common expressions for asking questions while in a meeting

Arranging a meeting by email

Перш ніж ми перейдемо до слів, які допоможуть нам запросити на зустріч англійською, давайте пройдемся по етапах і правилах написання email для цього. Дотримуючись їх, Ви без проблем домовитеся про зустріч з потрібною людиною. Головне правило –  зрозуміло викладіть мету зустрічі. Для цього дотримуйтеся плану нижче:

1. У рядку “теми листа” напишіть точний і чіткий заголовок.
2. Використайте офіційне вітання по імені (це зробить ваш лист більш приватним).
3. При необхідності – представтеся.Поясніть, чому Ви хочете зустрітися.
4. Будьте гнучкі в часі і місці зустрічі.
5. Попрахайте відповідь або підтвердження про зустріч.
6. За декілька днів до запланованої зустрічі можна відправити коротке нагадування.

Для написання бізнес email англійською, Ви також можете притримуватись “RAP” моделі :

• R – provide a reason for writing;
• A – request a specific action;
• P – end your message professionally.

І остання порада – звичайно, не забувайте використати в такому листуванні ділову англійську.

А тепер перейдемо від теорії до практики! Нижче, за традицією, Ви знайдете словничок корисних слів і виразів від команди BEA для meeting request email. З ними запросити на зустріч в листі не складе проблеми.

Vocabulary for an invitation or letter requesting a business meeting

I am writing to… – Я пишу, щоб…

 

I would like to discuss… – Я б хотів(а) обговорити…

 

I would like to show you how exactly our firm… – Я б хотів(а) показати яким чином наша фірма.

 

I would love to meet for coffee/in my office/lunch sometime next week, if that works for you. – Я б хотів (а) зустрітися на каві/в моєму офісі/для обіду наступного тижня, якщо Вам зручно.

 

I look forward to speaking to you in person. – З нетерпінням чекаю нашої особистої зустрічі.

 

Thank you for your consideration. – Дякую за вашу увагу.

 

I just wanted to send a reminder about our meeting. – Я хотів(а) відправити коротке нагадування про нашу зустріч.

 

If you are interested, I have got some free time next week to talk this through. – Якщо ви зацікавлені, я маю вільний час наступного тижня, щоб це обговорити.

 

We met at /event/. Sounded like you were interested in some of the /services/ we offer. I would like to take this opportunity in invite you for a meeting /at location, proposed date and time/, so we can further discuss this matter. – Ми познайомилися на /заході/. Мені здалося, що Ви зацікавилися нашими /послугами/. Я б дуже хотів запросити Вас на зустріч /місце, день і час/, щоб детальніше обговорити цей момент.

Expressions for arranging business appointments or meetings

I am available to meet… – Я готовий(а) зустрітися…

 

I am available any day Monday through Friday. – Я готовий(а) зустрітися у будь-який день з понеділка по п’ятницю.

 

If these times do not work for you, or if you would like to meet elsewhere, please let me know. – Якщо цей час Вам не підходить або Ви б хотіли зустрітися у іншому місці, дайте знати, будь ласка.

 

Please let me know when and where you would prefer to meet. – Будь ласка, дайте знати коли і де Ви вважаєте за краще зустрітися.

Meeting a Client for the First Time

Щоб під час зустрічі почувати себе впевнено і спокійно вести діалог, поповнюйте свій словниковий запас бізнес англійської актуальними словами і виразами. Знаючи, що саме ви говоритимете і як реагувати на слова інших, ви зможете зосередитися на важливіших завданнях. А щоб одночасно з вивченням нових слів прокачувати розмовні навички і переходити від парадигми перекладу в стан мислення англійською, пропонуємо це робити за допомогою Eng-Eng dictionary.

Vocabulary for business meetings

Accomplish /əˈkʌmplɪʃ/ = succeed in doing or completing something

The first part of our plan has been safely accomplished.

To address /əˈdres/ = think about a problem or a situation to decide how you are going to deal with it

Our concerns were not adequately addressed in the report.

Hopefully we don’t have to address this matter once again in the future.

Adjourn /əˈdʒɜːn/ = stop or finish a meeting or an official process for a period of time

The chairman may adjourn the meeting.

Before we adjourn our meeting, we have one last topic to discuss.

Agenda /əˈdʒendə/ = list of items to be discussed at a meeting

We have a very full agenda of issues to discuss.

Allocate /ˈæləkeɪt/ = give something officially to somebody or something for a particular purpose

More resources are being allocated to this project.

Apologies /əˈpɒlədʒi/ = information that someone will be absent during the meeting

Since everyone is present, we can skip the apologies.

I will have to make my apologies and leave early.

Brainstorm /ˈbreɪnstɔːm/ = think about something to gather ideas on the matter

Let’s brainstorm as many ideas as possible.

Opening remarks /ˈəʊpənɪŋ rɪˈmɑːk/ = first words at a meeting (welcome, introductions)

As I said in my opening remarks, we’ll have to finish this meeting in an hour.

Closing remarks /ˈkləʊzɪŋ rɪˈmɑːk/= last items discussed or spoken in a meeting

A few closing remarks and we’ll be free to go.

Collaborate /kəˈlæbəreɪt/ = work with somebody to produce or achieve something

If you agree to collaborate with us on this project, it will be very successful.

Conference /ˈkɒnfərəns/ = meeting at which people have formal discussions

We will be in conference with investors all day.

Conference call /ˈkɒnfərəns kɔːl/= telephone meeting between people in different locations

Please make sure we don’t have interruptions during our conference call.

Consensus /kənˈsensəs/ = opinion that all members of a group agree with

We will have to reach a consensus on this sensitive issue.

Designate /ˈdezɪɡneɪt/ = assign someone to something

They will be forced to designate this task to someone, if no one volunteers.

The director can designate his successor.

Formality /fɔːˈmæləti/ = things one must do as an official part of a legal process

Let’s skip the formalities and get down to business.

Grievance /ˈɡriːvəns/ = complaint

He had been nursing a grievance against his boss for months.

Implement /ˈɪmplɪment/ = start to happen or be used something that has been officially decided

A new work program for graduates will be implemented for internships.

We are implementing a new system of performance control.

Mandatory /ˈmændətəri/ = required

It is mandatory for us to finish this assignment to the deadline.

Wrap something up (informal) /ræp ʌp/ = complete something (an agreement or a meeting) in an acceptable way

That wraps it up for today.

Arrangement /əˈreɪndʒmənt/ = plan for something to happen; the way things are done or organized

Their domestic arrangements were considered unconventional.

Confirm /kənˈfɜːm/ = state that something is true or correct

Rumors of job losses were later confirmed.

Schedule /ˈʃedjuːl/= arrange for something to happen

We are scheduling our meeting for Friday afternoon.

Вирази нижче допоможуть вам представитися (introduce yourself) і привітати усіх під час зустрічі з клієнтом або партнером :

I’d like to welcome everyone. – Я б хотів(а) привітати усіх.

 

Since everyone is here, let’s get started. – Оскільки усі зібралися, давайте почнемо.

 

I’d like to thank you/everyone for arranging this meeting and coming today. – Я б хотів(а) подякувати Вам/усім за організацію цієї зустрічі, а також за те, що прийшли сьогодні.

 

I’m … I’ll keep this meeting brief as I know you’re all busy people. – Мене звуть… і я намагатимусь не затягувати нашу зустріч, оскільки знаю, що усі тут зайняті люди.

 

I’m … and I arranged this meeting because… – Я… і я організував (а) цю зустріч, щоб…

Useful and common expressions for asking questions while in a meeting

Can you run that by me one more time? – Не могли б Ви повторити це ще раз?

 

I don’t fully understand what you mean. Could you explain it from a different angle? – Мені не зовсім зрозуміло, що Ви маєте на увазі. Могли б Ви пояснити ще раз з іншого боку?

 

Could you explain to me how that is going to work? – Ви могли б пояснити мені як це працюватиме?

 

Is this something you might be interested in? – Це могло б Вас зацікавити?

 

Are there any more comments? – Чи є ще коментарі?

 

What do you think about this proposal? – Що Ви думаєте про цю пропозицію?

 

Are there any areas of this project we are not thinking about? – Чи є напрями цього проекту які ми не обдумали?

Каким би не був результат вашої зустрічі, не забудьте відправити вашому співрозмовникові a thank you email і подякувати його за приділений час і увагу до вашого питання.